Términos y Condiciones de Servicio

1. Aceptación y partes

Estos Términos y Condiciones (en adelante «los Términos») regulan la relación entre VitalDesk, sitio operado y administrado por Luis Rojas Lovera, persona natural, RUT 26.399.174-5, con domicilio en Chile (en adelante «el Proveedor»), y la persona natural o jurídica que contrata el servicio (en adelante «el Cliente» o «la Organización»). Al registrarse y utilizar la plataforma, el Cliente acepta estos Términos en su totalidad.

Si el Cliente actúa en representación de una organización de salud, declara contar con las facultades legales suficientes para obligarla contractualmente.

2. Descripción del servicio

VitalDesk es una plataforma de software como servicio (SaaS) de gestión clínica que incluye:

• Agenda de citas y gestión de pacientes.
• Ficha clínica electrónica con módulos por especialidad (kinesiología, odontología, psicología, nutrición, oftalmología, entre otras).
• Presupuestos, planes de tratamiento y cobros.
• Recordatorios automáticos por WhatsApp (módulo opcional).
• Portal del paciente con acceso a su historial y citas.
• Consentimientos informados digitales con firma electrónica.

El servicio se presta íntegramente a través de internet. No requiere instalación de software adicional.

3. Registro y acceso

• El registro debe ser realizado por una persona mayor de 18 años con capacidad legal.
• El Cliente es responsable de la veracidad de la información proporcionada durante el registro.
• Cada usuario debe tener credenciales individuales. Está prohibido compartir cuentas o credenciales de acceso.
• El Cliente es responsable de la seguridad de las credenciales de todos los usuarios que registre en la plataforma.
• VitalDesk ofrece autenticación de dos factores (MFA) como medida de seguridad adicional. Su activación es responsabilidad de cada usuario.

4. Planes, precios, renovación y forma de pago

• El servicio ofrece un período de prueba gratuita de 14 días sin requerir medio de pago. Si la prueba vence sin que se contrate un plan, la información cargada durante ella podrá eliminarse transcurridos 90 días desde su vencimiento, previo aviso al correo registrado con al menos 30 días de anticipación para que pueda solicitar una copia.
• Al finalizar el período de prueba, el Cliente debe contratar un plan mensual o anual para continuar utilizando la plataforma. Los pagos se realizan mediante MercadoPago, dLocal o PayPal, según el país del Cliente.
• Renovación automática: la suscripción se renueva automáticamente por períodos iguales al contratado (mensual o anual), con cargo al medio de pago autorizado por el Cliente, hasta que este la cancele.
• El precio remunera la disponibilidad, no el uso: el precio corresponde al derecho de acceso a la plataforma durante el período contratado, con independencia de su uso efectivo. La falta de uso del servicio no da derecho a reembolsos, descuentos ni compensaciones.
• Los módulos adicionales (como WhatsApp Business) pueden tener cargos separados, detallados en la sección correspondiente dentro de la plataforma.
• El Proveedor podrá ajustar los precios notificando al Cliente con al menos 30 días de anticipación al correo registrado. Si no está de acuerdo, el Cliente puede cancelar antes de que el ajuste entre en vigencia, sin costo.
• La falta de pago por más de 10 días desde el vencimiento faculta al Proveedor a suspender el acceso hasta que se regularice. Los datos del Cliente se conservan durante la suspensión.

5. Uso aceptable

El Cliente se compromete a:

• Utilizar VitalDesk exclusivamente para fines legítimos de gestión clínica y administrativa de salud.
• Cumplir con la Ley N° 20.584 sobre derechos de los pacientes, especialmente en cuanto al manejo de fichas clínicas y consentimientos informados.
• Cumplir con la Ley N° 19.628 y la Ley N° 21.719 sobre protección de datos personales.
• No intentar acceder a datos de otras organizaciones ni eludir los mecanismos de seguridad de la plataforma.
• Utilizar el canal de WhatsApp únicamente con pacientes que hayan otorgado su consentimiento explícito (opt-in).
• No utilizar la plataforma para almacenar o transmitir contenido ilícito, difamatorio o que viole derechos de terceros.
• Mantener respaldos propios de la información crítica de su organización.

6. Propiedad de los datos y ficha clínica

En concordancia con el artículo 12 bis de la Ley N° 20.584 y el D.S. N° 41/2012 del Ministerio de Salud:

• La ficha clínica es propiedad del prestador de salud (la organización suscriptora).
• VitalDesk actúa como encargado del tratamiento y no reclama ningún derecho de propiedad sobre los datos clínicos.
• El Cliente puede solicitar la exportación completa de sus datos en cualquier momento.
• Las fichas clínicas se conservan por un mínimo de 15 años contados desde el último registro (artículo 13 de la Ley N° 20.584 y D.S. N° 41/2012), o el plazo mayor que exija la ley del país del Cliente, incluso después de terminado el contrato.
• El Proveedor no utilizará los datos del Cliente para fines distintos a la prestación del servicio, salvo datos agregados y anonimizados para mejora del sistema.

7. Propiedad intelectual

• El software, diseño, código fuente, marca y todos los elementos de VitalDesk son propiedad exclusiva del Proveedor.
• El contrato otorga al Cliente una licencia de uso no exclusiva, intransferible y revocable del software, limitada a la duración de la suscripción.
• Está prohibida la reproducción, ingeniería inversa, descompilación o distribución del software sin autorización expresa.

8. Nivel de servicio (SLA)

• VitalDesk se compromete a mantener una disponibilidad mensual del 99,5%, excluyendo ventanas de mantenimiento programado.
• Si en un mes la disponibilidad es inferior a ese nivel, el Cliente podrá solicitar, dentro de los 30 días siguientes, un crédito proporcional al tiempo de indisponibilidad, aplicable a su siguiente cobro. Ese crédito es la única compensación por el incumplimiento del nivel de servicio.
• Los mantenimientos programados se comunicarán con al menos 24 horas de anticipación por correo electrónico.
• El Proveedor no será responsable por interrupciones causadas por: fuerza mayor, fallas de proveedores externos (Meta, MercadoPago, proveedores de internet), o acciones del propio Cliente.

9. Limitación de responsabilidad

• VitalDesk es una herramienta de gestión administrativa y clínica. No es un dispositivo médico ni un sistema de diagnóstico.
• Funciones de inteligencia artificial: las sugerencias, resúmenes o textos generados por inteligencia artificial son exclusivamente de apoyo, pueden contener errores y deben ser revisados y validados por el profesional de salud antes de usarse. No reemplazan su juicio clínico.
• Las decisiones clínicas son responsabilidad exclusiva del profesional de salud. El Proveedor no es responsable por diagnósticos, tratamientos o decisiones médicas tomadas con base en información registrada en la plataforma o en sugerencias generadas por ella.
• La responsabilidad del Proveedor se limita al monto total pagado por el Cliente durante los 12 meses anteriores al evento que genera la reclamación.
• El Proveedor no será responsable por daños indirectos, consecuenciales, lucro cesante o pérdida de datos causados por fuerza mayor o caso fortuito.

10. Confidencialidad

Ambas partes se comprometen a mantener la confidencialidad de la información recibida con motivo de la relación contractual. Esta obligación subsiste después de terminado el contrato. El Proveedor no divulgará los datos del Cliente salvo por requerimiento judicial o de autoridad competente.

11. Cancelación y terminación

• El Cliente puede cancelar su suscripción en cualquier momento, por el mismo medio en que la contrató, desde Configuración → Suscripción, sin permanencia mínima ni penalidad.
• La cancelación detiene los cobros futuros y la suscripción se mantiene activa hasta su fecha de vencimiento normal. Los períodos ya pagados, mensuales o anuales, no son reembolsables total ni parcialmente.
• Vencido el período pagado, el acceso a la plataforma se cierra. La información de las organizaciones que mantuvieron un plan pagado no se elimina: se conserva por un plazo mínimo de 7 años desde el término del contrato, y las fichas clínicas por un mínimo de 15 años contados desde el último registro (artículo 13 de la Ley N° 20.584 y D.S. N° 41/2012), o el plazo mayor que exija la ley del país del Cliente.
• Durante ese tiempo, el Cliente puede solicitar en cualquier momento una copia completa de su información escribiendo a [email protected]. También puede solicitar su eliminación anticipada, salvo la información que deba conservarse por obligación legal, como las fichas clínicas.
• El Proveedor podrá terminar el contrato de forma inmediata si el Cliente incurre en uso fraudulento, ilícito o que ponga en riesgo la seguridad de la plataforma o de otros usuarios.
• En caso de terminación por incumplimiento del Cliente, no habrá derecho a reembolso de pagos realizados.

12. Modificaciones

El Proveedor se reserva el derecho de modificar estos Términos. Los cambios sustanciales serán notificados por correo electrónico con al menos 30 días de anticipación. El uso continuado del servicio tras la fecha de vigencia de los cambios constituye aceptación. En caso de desacuerdo, el Cliente puede cancelar su suscripción sin penalización.

13. Legislación aplicable y resolución de controversias

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Chile. Cualquier controversia derivada de ellos se somete a los tribunales ordinarios de justicia de Santiago, sin perjuicio de los derechos irrenunciables que la ley otorga a los consumidores y a las micro y pequeñas empresas, y de las normas imperativas de protección al consumidor del país del Cliente cuando resulten aplicables.