Cómo medir conversión de pacientes en tu clínica: funnel completo

Las 6 etapas del funnel de paciente

1. Visita: usuario entra a tu web, GBP o IG.
2. Contacto: deja teléfono, envía WhatsApp o llama.
3. Agendamiento: confirma cita en agenda.
4. Asistencia: llega a la cita (no es no-show).
5. Tratamiento: acepta presupuesto y comienza tratamiento (si aplica).
6. Recurrencia: vuelve a agendar después de 30+ días.

KPI por etapa y tasas de conversión sanas

Etapa	KPI	Conversión sana
Visita → Contacto	Tasa de contacto	3-7%
Contacto → Agendamiento	Tasa de agendamiento	40-65%
Agendamiento → Asistencia	1 - tasa no-show	≥ 85%
Asistencia → Tratamiento	Aceptación de presupuesto	30-50%
Tratamiento → Recurrencia	Tasa de retorno 90 días	40-60%

Cómo medir cada etapa

1. Visita: Google Analytics 4 o Plausible. Métrica: usuarios únicos /mes.
2. Contacto: WhatsApp Business stats, formulario web, llamadas registradas. Suma todos los canales.
3. Agendamiento: tu software clínico. Número de citas agendadas en periodo / contactos.
4. Asistencia: citas con estado COMPLETED / total agendadas en el periodo.
5. Tratamiento: presupuestos aceptados / presupuestos enviados.
6. Recurrencia: pacientes que tienen ≥2 visitas separadas por >30 días.

Cómo subir cada conversión

Visita → Contacto

• WhatsApp button flotante en mobile.
• Formulario corto (3 campos: nombre, teléfono, motivo).
• Hero con propuesta clara: especialidad + diferencial + CTA.

Contacto → Agendamiento

• Responder en <15 minutos en horario laboral.
• Ofrecer 3 horarios concretos en el primer mensaje.
• Agenda online con link directo (sin login).

Agendamiento → Asistencia

• Recordatorios automáticos 48h, 24h y 2h antes.
• Magic link de reagendamiento (si no puedo, ofrezco cambiar).
• Política de cancelación clara (cargo si no avisa).

Asistencia → Tratamiento

• Presupuesto entregado el mismo día (no "te lo enviamos").
• Plan de pago en cuotas con MP/Stripe/dLocal.
• Seguimiento WhatsApp a las 48h: "¿Tienes alguna duda?"

Tratamiento → Recurrencia

• Recall automático a los 6 meses (control, limpieza, evaluación).
• NPS post-tratamiento (los promotores recomiendan).
• Programa de fidelización (descuento en chequeo anual).

Dashboard mínimo viable

Una hoja de cálculo basta. Filas = mes, columnas = las 6 etapas. Cada celda = el número de pacientes que pasaron a esa etapa. Conversión = etapa(n+1) / etapa(n). Una vez al mes, revisas y decides dónde invertir.

FAQ

¿Cuánto demora ver resultados al optimizar el funnel?

Depende del cuello de botella. Si arreglas "asistencia" (recordatorios), ves cambios en 2 semanas. Si arreglas "visita" (SEO), 3-6 meses.

¿Qué herramienta uso si no tengo software clínico avanzado?

Una planilla Google + WhatsApp Business + Calendly basta para empezar. Cuando superes 50 pacientes/mes, migra a software con reportes nativos.

Conclusión

Lo que no se mide no mejora. Funnel + KPIs + acciones por etapa = clínica que crece con datos, no con intuición. Ver dashboard de conversión en VitalDesk.